仕事量が多いとストレスが溜まってきますよね。
仕事をやれどもやれども、一向に仕事をはじけず、投げ返したと思った仕事がすぐ帰ってくると、仕事をしても仕事を減らしてるんだか増やしてるんだかわからなくなりますよね。
そして自分の所で止まり、溜まっていく仕事量に恐怖を感じると思います。
そうなると、というか常に、残業してなんとか仕事を回していく。
まさに負のルーチンです。
今回仕事量が多くて困っているときにどうしたらいいかを紹介します。
効率化はもちろんですが、効率化だけしているとゆくゆくは効率的だがあいかわらず残業まみれになってしまいます。
目次
効率的に仕事をさばく基本的な方法
まずは仕事を効率的にさばく基本的な方法を紹介します。
これらをマスターしておかないとすぐに、仕事でいっぱいいっぱいになってしまいます。
Todo リストを作る
Todoリスト、要はやることリストを作りましょう。
現代は仕事の依頼元は一つではありません。
一つの仕事が終わってから新しい仕事を始めるということはできません。
色々なお客さんや様々な部門、上司があなたの仕事量の状況など気にかけずに、関連のない色々なことを頼んできます。
あなたは仕事が終わってないにも拘らず、新しく頼まれた仕事を受けざるを得ない状況になります。
それらを忘れないようにしっかりとリストを作り忘れないようにしましょう。
忘れると大変です。遅れを取り戻すために、様々な人たちとの調整やら何やかんやで、本来ならやる必要のなかったことをしなければならず、仕事量がさらに増えてしまいます。
優先順位をつけ徹底的にそれに従う
仕事に優先順位を付けましょう。
緊急の仕事、今は急がないけど重要な仕事。
愚直にその優先順位に従いましょう。
優先順位が低い自分にとって楽な仕事から手を付けていると、結局苦しむのは自分なのです。
仕事の期限を決める
あなたの中で仕事の期限を決めましょう。
人は期限を決めると自然と集中し、効率的に動くようになります。
期限がないと、だらだらと無駄に丁寧に作ってしまいます。
仕事は質よりも完了させることを優先する
上の期限の話と少し重複しますが、仕事は終わっていること、出力済であることが重要なのです。
80対20の法則というのがあります。仕事は80終わらせるのに20の労力を要し、残りの20を終わらせるのに80の労力を要するのです。
20の労力で80終わらせることを目標にしましょう。80以上を目指すと効率が落ちます。
時間をどぶに捨てるような行為を断つ
八方美人でいることはあきらめ、事態を良い方向に持っていくために自分でなんらかのアクションをとる必要があります。
長時間労働で苦しんでいるときは、時間を最大限に活用しましょう。
移動時間や昼休みも活用しましょう。
もしタバコを吸ったり、夕食を会社でダラダラと取るような習慣、同僚と世間話している時間があれば、そういった習慣をやめましょう。
そういった時間は決して無駄ではありません。
同僚との世間話は重要なコミュニケーションの時間だと思います。
しかし何も捨てずに長時間労働から解放されるのには無理があります。
そういった時間を仕事をする時間に使い一刻も早く仕事を終わらせるようにしましょう。
効率化の先に仕事量の増加が待っている
一通り、仕事の効率化の手法を学んだら仕事をより早くさばくことになります。
しかし、仕事はあなたのキャパを超えるまで流入し続けるのです。
効率的にさばけているが、入ってくる仕事の量も増える。
あなたが仕事を上手くさばけるようになると依頼はさらに増えるのです。
皆、自分の仕事は安心して任せられる人に頼みたいのです。いい加減な人には頼みたくありません。
結果、あなたはいつまでたっても、深夜の残業から解放されることはありません。
皆にとって頼もしい存在になる一方であなたは消耗の一途をたどります。
仕事量を減らすには仕事を迂回させる
効率よく仕事をこなせるようになったあなたは、ここで方針を変える必要があります。
自分が頑張ればよかった、自分が残業するかどうかだった仕事の管理方法を変えるのです。
あなたでなければできない仕事の種類というのは非常に限られています。
その仕事をするのに必要な関連する情報をあなたが持っているから経緯を説明する必要がなくて楽だからあなたに仕事を頼むといった場合が多いのです。
悪く言えば仕事は誰でもできる雑用的な業務が殆どです。
他の人に頼むのはなんとなく不安だからあなたを少し巻き込むことで安心したい。そんな理由であなたの仕事はどんどん増えてしまうのです。
仕事の重要度を見極める
仕事量を減らすのにまず必要なのは、その仕事があなたにとって重要かどうかを良く見極めることです。
会社にとってではありません。会社にとっては全ての仕事は重要なのです。
何を持って重要と判断するかどうかは難しいところですが、あなたがどうしてもやりたいかどうかが一つの判断基準です。
正直かったるい、他の人がやってくれたら助かると思うのであれば、その仕事はあなたにとって単にこなすだけのものであり重要な仕事ではありません。
人に仕事を振りまくる
仕事量を減らすには人に仕事を振りまくりましょう。
仕事を断ることも大事です。自分の縄張りの仕事を増やさないようにしましょう。
しかし、あなたの影響力が大きくなっていると、様々な仕事が縄張りに入ってきます。
少し、巻き込まれるのは覚悟しましょう。それも拒絶していると、段々と会社での居場所がなくなってきます。
あなたが何かを頼めそうな相手にはどんどんお願いしましょう。
頭を下げ、丁寧に説明し協力を仰ぎましょう。
頭は下げるためにあるのです。
間違っても上から目線で仕事を頼んではいけません。
そういうことをしていると最後には誰にも相手にされなくなってしまいます。
そしてできるだけ忙しい人に仕事を頼みましょう。
仕事を頼みやすいのは暇そうにしている社員ですが、暇なのには理由がある可能性が高いです。
仕事を頼んだつもりが、責任を負いたくないという気持ちから言われたことだけをやる相手だと中々仕事を受け取ってもらえず、なんだかんだで細かなことまで決める必要があると返って時間と手間がかかる可能性があります。
仕事量が多い、やってられない時の対処法まとめ
仕事量が多くてやってられないときは業務の効率化のノウハウを学びましょう。
そして次のステップとして人の力を借りる力を身に着けましょう。
ここまで読んで頂きありがとうございます。
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